在當(dāng)今快節(jié)奏的IT行業(yè)，項(xiàng)目進(jìn)度管理已成為決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素。一個(gè)優(yōu)秀的進(jìn)度管理系統(tǒng)不僅能確保項(xiàng)目按時(shí)交付，還能提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，優(yōu)化資源分配。本文將為您全面解析IT項(xiàng)目進(jìn)度管理的核心要素。
項(xiàng)目進(jìn)度管理的核心價(jià)值：
a.了解的情況真實(shí)、及時(shí)；
b.縮小了項(xiàng)目經(jīng)理與現(xiàn)場(chǎng)成員之間的距離，使之關(guān)系更融洽，問(wèn)題更易解決；
c.現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行人員更容易溝通；
d.項(xiàng)目經(jīng)理更能親身體會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的工作氣氛，掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)的士氣；
e.更容易獲取解決問(wèn)題的答案；
項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度的度量：
項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度的度量：
首先把每項(xiàng)工作分解到工期在一周以內(nèi)，每周末進(jìn)行進(jìn)度評(píng)估，我們采取工時(shí)提交原則，即提交工作任務(wù)的完成工時(shí)。
項(xiàng)目進(jìn)度信息采集的方式：
項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目例會(huì)、階段性評(píng)審、掙值法。
a.項(xiàng)目周報(bào)：就是項(xiàng)目組向干系人提交每周的工作匯報(bào)，包括存在問(wèn)題。
b.項(xiàng)目例會(huì)：就是項(xiàng)目組定期舉行工作會(huì)議，分析項(xiàng)目狀態(tài)，落實(shí)下一步工作，其中包括對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題進(jìn)行討論并解決。
c.階段性評(píng)審：就是在項(xiàng)目的階段最后，召開(kāi)項(xiàng)目小組成員、項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)、外部項(xiàng)目質(zhì)量保證等人員對(duì)項(xiàng)目的階段工作進(jìn)行評(píng)審，包括進(jìn)度、交付物的質(zhì)量、階段里程碑、項(xiàng)目中的重大問(wèn)題、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、分析項(xiàng)目中好的方法等。
項(xiàng)目進(jìn)度分析
掙值法?：這種方法提供了三個(gè)數(shù)據(jù)來(lái)跟蹤項(xiàng)目的執(zhí)行情況：計(jì)劃做什么、實(shí)際做什么、以及做完的工作花了多少費(fèi)用？這種方法交計(jì)劃需完成的工作同實(shí)際已完成的工作進(jìn)行比較，確定項(xiàng)目在費(fèi)用支出與時(shí)間進(jìn)度方面是否符合原計(jì)劃的要求，從而跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行的好壞。
項(xiàng)目進(jìn)度控制
項(xiàng)目計(jì)劃只是根據(jù)預(yù)測(cè)而對(duì)未來(lái)做出的安排?，由于在編制計(jì)劃時(shí)事先難以預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題很多，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生或大或小的偏差，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理及其他管理人員對(duì)計(jì)劃做出調(diào)整，消除與計(jì)劃不符的偏差，以使預(yù)定目標(biāo)按時(shí)和在預(yù)算范圍內(nèi)得以實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目計(jì)劃的控制就是要經(jīng)常對(duì)每項(xiàng)工作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督?，然后，對(duì)那些出現(xiàn)"偏差"的工作采取必要措施，以保證項(xiàng)目按照原定計(jì)劃進(jìn)度執(zhí)行，使預(yù)定目標(biāo)按時(shí)和在預(yù)算范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)。
按照不同管理層次對(duì)進(jìn)度控制的要求分為三類(lèi)：
a.項(xiàng)目總進(jìn)度控制?：項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目中各里程碑事件的進(jìn)度控制。
b.項(xiàng)目主進(jìn)度控制?：項(xiàng)目經(jīng)理針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中的關(guān)鍵路徑進(jìn)行控制，保證總進(jìn)度的如期完成。
c.項(xiàng)目詳細(xì)進(jìn)度控制?：主要是各作業(yè)部門(mén)對(duì)各具體作業(yè)進(jìn)度計(jì)劃的控制。這是進(jìn)度控制的基礎(chǔ)，只有詳細(xì)進(jìn)度得到較強(qiáng)的控制才能保證主進(jìn)度的按計(jì)劃進(jìn)行，最終保證項(xiàng)目總進(jìn)度，使項(xiàng)目目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。
進(jìn)度控制依據(jù)與方法
進(jìn)度控制的依據(jù)主要有?：項(xiàng)目進(jìn)度表、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、變更請(qǐng)求等。
項(xiàng)目進(jìn)度的控制方法如下?：
a.把能力強(qiáng)的成員放在關(guān)鍵路徑工作上，把新手放在時(shí)差大，不重要的工作上；
b.趕工期，包括通過(guò)加班加點(diǎn)來(lái)縮短關(guān)鍵路徑上單項(xiàng)任務(wù)的持續(xù)時(shí)間；調(diào)整關(guān)鍵路徑上活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系，變FS為SS；分包等；
c.重新談判，即與項(xiàng)目利益相關(guān)者討論增加預(yù)算或者延長(zhǎng)時(shí)間基線；
d.縮小項(xiàng)目范圍，以便減少費(fèi)用、節(jié)省時(shí)間；
e.投入更多的資源，看看可否增加人力、設(shè)備到工作中？這需要平衡費(fèi)用與進(jìn)度孰重孰輕；
f.接受替補(bǔ)方案，看看能否制定一個(gè)更省錢(qián)、更現(xiàn)實(shí)的方案？
g.尋求其他資源；
h.接受部分交付物，看看能否先接受部分交付物，使項(xiàng)目能繼續(xù)進(jìn)行；
i.提供獎(jiǎng)金，看看能否提供獎(jiǎng)金或其他激勵(lì)措施，促使按時(shí)完成任務(wù)。
j.進(jìn)度控制的結(jié)果包括：項(xiàng)目時(shí)間表更新、補(bǔ)救的行動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
項(xiàng)目溝通管理
項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)團(tuán)隊(duì)任務(wù)，信息不暢容易導(dǎo)致工作偏離目標(biāo)，或者是成員之間產(chǎn)生誤解，所以項(xiàng)目經(jīng)理要在信息溝通中起到非常重要的作用。對(duì)于信息的發(fā)布，一定要保證版本的有效性，對(duì)于通過(guò)電子郵件發(fā)布的重要信息，一定要讓對(duì)方反饋接收與否的信息。對(duì)于規(guī)模較大的項(xiàng)目，有時(shí)信息需要群發(fā)或多人討論，這時(shí)需要建立專(zhuān)用的信息溝通平臺(tái)，例如利用 BBS、SHARE POINT、EXCHANGE 等。
建立正式溝通計(jì)劃表，如項(xiàng)目首次會(huì)議、動(dòng)員大會(huì)、管理例會(huì)、驗(yàn)收會(huì)議、需求變更會(huì)議等，需要包括會(huì)議記錄、溝通內(nèi)容、參會(huì)人員、責(zé)任人等。
另外，在項(xiàng)目的實(shí)施工作中，有一些溝通屬于非正式溝通?，例如聚會(huì)、交心談話、技術(shù)研討、能力拓展等，會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的需要選擇進(jìn)行。
在項(xiàng)目實(shí)施階段，項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的信息溝通與交流集中在如下方面：
a.與計(jì)劃相比，項(xiàng)目工作量完成情況如何？
b.已完成的工作質(zhì)量怎么樣？
c.與計(jì)劃相比，進(jìn)度情況如何？
d.與計(jì)劃相比，實(shí)際成本支出如何？
e.項(xiàng)目執(zhí)行到現(xiàn)在，出現(xiàn)了哪些問(wèn)題，這些問(wèn)題有哪些解決方案，建議采用哪種方案，為什么？
高效報(bào)告形式
報(bào)告應(yīng)盡量使用數(shù)據(jù)、表格、圖形等方式?，避免純文字上的長(zhǎng)篇大論。例如在作進(jìn)度情況報(bào)告時(shí)，常用甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、時(shí)間線以及里程碑表等。
報(bào)告費(fèi)用情況時(shí)?，常用直方圖、S曲線以及開(kāi)支表等。
報(bào)告人員使用情況時(shí)?，常用直方圖、工作負(fù)荷分配表等。
相關(guān)工具
《會(huì)議紀(jì)要》
《項(xiàng)目周報(bào)》
《項(xiàng)目月度狀態(tài)報(bào)告》
《項(xiàng)目階段評(píng)估報(bào)告》
《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》
項(xiàng)目問(wèn)題管理
項(xiàng)目問(wèn)題主要是指系統(tǒng)的應(yīng)用問(wèn)題，一般在需求分析、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、軟件測(cè)試、系統(tǒng)集成測(cè)試、系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于這些問(wèn)題，一定要由當(dāng)事人及時(shí)提交問(wèn)題報(bào)告表，并由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)問(wèn)題進(jìn)行判決，指定解決負(fù)責(zé)人并預(yù)計(jì)目標(biāo)時(shí)間。
建議建立一個(gè)問(wèn)題日志用來(lái)跟蹤問(wèn)題的解決狀態(tài)。在每周的工作例會(huì)上，項(xiàng)目經(jīng)理都需要回顧檢查一下存在問(wèn)題的解決情況，對(duì)沒(méi)有及時(shí)解決的重要問(wèn)題進(jìn)行分析并討論生成解決方法。
結(jié)語(yǔ)
有效的IT項(xiàng)目進(jìn)度管理是一門(mén)科學(xué)，也是一門(mén)藝術(shù)。通過(guò)建立系統(tǒng)的進(jìn)度度量、分析和控制機(jī)制，配合高效的溝通策略，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠在復(fù)雜多變的環(huán)境中保持方向，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。記住，好的進(jìn)度管理不是限制創(chuàng)造力的枷鎖，而是確保項(xiàng)目成功的保障。
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