紅紅火火恍恍惚惚,一眨眼,年都過完了。
那些「年后再說」的事,也是時候解決了。
在這些「年后再說」的事中,難免少不了一件事,那就是新年計劃。
據(jù)研究,寫下來的目標(biāo)計劃會比沒有寫的成功率高38%。寫or不寫?就看你實現(xiàn)計劃的決心!
但我認(rèn)為,計劃光說光寫不做,成功率也有可能是0%!
這里我也想借用「日本經(jīng)營之圣」稻盛和夫老先生的觀點來談?wù)剤?zhí)行計劃有多重要。他認(rèn)為,實現(xiàn)新的計劃關(guān)鍵在于不屈不撓、一心一意。因此,必須聚精會神,抱著高尚的思想和強烈的愿望,堅韌不拔地干到底。所以,「計劃黨」們,請擼起袖子加油干,把計劃執(zhí)行下去。
說到計劃,不單有個人計劃,團隊也有計劃,并且有大小計劃之分,舉個栗子:
宏觀的話,團隊的年度工作計劃是什么?年終績效要達(dá)到什么效果才算理想?
微觀的話,一個工作拿到手,要怎么安排人手和工作,把控節(jié)奏?
......
要確保計劃順利執(zhí)行到位,做好科學(xué)有效的計劃管理尤為重要。
為什么這么說?我認(rèn)為,執(zhí)行是把計劃完成,管理則是用什么方法促進計劃完成,兩者有區(qū)別又有聯(lián)系。
也就是說要做好計劃管理,有幾個關(guān)鍵步驟不可少:
計劃的目標(biāo)——>計劃關(guān)鍵行為分解——>每一個關(guān)鍵行為的執(zhí)行落地——>計劃執(zhí)行情況復(fù)盤
而做好團隊的計劃管理,可以用「5W1H分析法」來講計劃目標(biāo)拆解到計劃執(zhí)行的關(guān)鍵行為:即目標(biāo)是什么?(What)
目標(biāo)的價值和意義(Why)
需要什么時候開始,什么時候完成(When)
誰對此負(fù)責(zé),需要哪些人來完成(Who)
在什么場景和背景下開展(Where)
怎么做(How):前面5W都是對與目標(biāo)計劃的闡述,而H則需要能夠具體分解到可執(zhí)行動作/行為,這是支撐計劃目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵點,也是需要70%精力去思考、監(jiān)控落地的地方。
基于「5W1H分析法」,在做團隊計劃管理的時候,還可以借助計劃管理工具,把計劃管理落到實處,變得更具體清晰可行。在這,想和大家推薦一款叫做「飛項」計劃管理工具,我們團隊一直在用的。雖說是小工具,卻幫了不少大忙。
推薦理由一:符合「5W1H分析法」,可以把計劃做得漂漂亮亮。
在進行「事項創(chuàng)建」時,所填寫的事項要素是符合「5W1H分析法」。
就以上文說到的“拿到一個項目”為例。
事項名稱為“這個項目的名稱叫做什么,要達(dá)到什么指標(biāo)”,這就是What。
在「背景信息」欄上填寫相關(guān)介紹,即Why。
缺乏時間性的計劃管理是容易被拖延性和懶性支配,事項可設(shè)置明確的時間段,即When。
地址是Where,就不多說了。
負(fù)責(zé)該計劃的協(xié)作人則是Who,這位協(xié)作人可以是可以是微信好友或是飛項協(xié)作人。
How的話,則主要體現(xiàn)在「飛項」的相關(guān)功能點上,接下來我再細(xì)講。
由此可見,團隊計劃的整體和細(xì)節(jié),都能在「飛項」上一覽無遺。
推薦理由二:功能在精不在多,計劃管理更高效
有的團隊管理者在選擇計劃管理工具時會抱著這樣一種心態(tài),就是“功能越多越好,說不定以后會用到呢”。但是你有想過嗎?功能繁多冗雜,是不是得花費更多的時間和精力去學(xué)習(xí)如何使用和適應(yīng)?而且那些現(xiàn)階段用不到的功能,以后真的會用到?
在這里只想衷心勸告一句,功能在精不在多,適合自己的,能輔助解決問題的,才是最適合的。功能這點,我認(rèn)為「飛項」就做得還不錯子。它的功能不會很冗雜,而是很清晰明確,關(guān)乎到計劃管理的每個點。
1、事項派發(fā)
想讓團隊計劃執(zhí)行起來更順暢,最好是把總計劃拆解成小計劃,比如周期長規(guī)模大的計劃,最好是分成N個周期性計劃然后發(fā)放給負(fù)責(zé)的成員?！革w項」支持對事項拆解成子孫事項后派發(fā)給相關(guān)協(xié)作人。待協(xié)作人同意接受事項后,該計劃就會自動進入他的日程里,并且定時提醒。
2、項目板塊
可以把團隊成員加進同一個「項目」里,同處一個環(huán)境中,一來可以掌握計劃的整體內(nèi)容和關(guān)鍵數(shù)據(jù),其次,能共享彼此事項,做好工作量管理。
在[項目概覽]上可以一覽該計劃的背景、實時動態(tài)和成員活躍度,方便團隊管理者和成員掌握關(guān)鍵信息點。
如果想對計劃內(nèi)容和協(xié)作人進行管理,可以在[事項列表]上輕松查看到項目所屬全部事項,可以通過不同維度進行篩選,清晰把握各個細(xì)節(jié)。在[成員日程]上則可以了解到團隊成員在該計劃內(nèi)的所有日程安排和完成情況。
3、專屬群聊
在團隊計劃執(zhí)行的過程中,需要交流和協(xié)助。而這可以在「飛項」的事項專屬群聊中實現(xiàn)。
「飛項」的事項、子事項和項目都有專屬的群聊IM,可以直接在上面溝通。
「小任務(wù)」可以預(yù)約會議,快速告訴團隊成員開會的信息;可以創(chuàng)建待辦,會后有什么工作需求要跟進的,直接告知就可以了。
如果衍生了新的小項目需求,無需另找地方創(chuàng)建事項,直接在群聊IM上創(chuàng)建就可以了,省時。
4、筆記復(fù)盤
復(fù)盤的意義在于,可以及時發(fā)現(xiàn)不足并加以改正,前車之鑒,不要再犯;有效做法,繼續(xù)保持。這可以借助「飛項」的「筆記」功能來完成,進而完成整個計劃的閉環(huán)工作。
推薦理由三:免費免費
像現(xiàn)在,很多計劃管理工具都采取了「會員制」,只有成為會員,才能使用更高級的功能。但「飛項」在APP端/PC端等多個平臺都是免費下載(還有小程序可以使用體驗),里面的全部功能都是可以免費使用的,很實在。
總的來說,團隊的計劃管理,說難也不難,說容易也不容易。除了靈活運用「5W1H分析法」,最關(guān)鍵的是,怎么借助一款計劃管理工具去管理,「飛項」正是一款能如虎添翼的工具!大家不妨可以試試看。
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